품의서란 무엇?
품의서는 회사 내에서 특정 사안에 대한 승인을 요청하는 공식 문서입니다. 물품 구매, 행사 진행, 예산 사용 등 다양한 업무에서 상급자의 결재를 받기 위해 작성하는 문서인데요. 잘 작성된 품의서는 업무의 효율성을 높이고 원활한 의사결정을 도와줍니다.
품의서 작성의 5가지 핵심 원칙
1. 명확한 목적과 6하 원칙 준수
품의서는 왜(Why) 필요한지, 무엇을(What) 하려는지, 어떻게(How) 진행할 것인지, 언제(When), 어디서(Where), 누가(Who) 진행할 것인지 명확하게 기술해야 합니다. 특히 품의 목적과 필요성을 명확히 하는 것이 중요합니다.
2. 결재자 관점에서 작성하기
품의서는 결국 결재자를 위한 문서입니다. 작성자 본인이 아닌, 결재자가 읽었을 때 별도의 설명 없이도 내용을 완벽히 이해할 수 있도록 작성해야 합니다. 결재자의 입장에서 필요한 정보가 무엇인지 고민하며 작성하세요.
3. 간결하고 핵심적인 내용만 포함
불필요한 미사여구나 장황한 설명은 피하고, 핵심적인 내용만 간결하게 작성하세요. 품의서는 일기가 아니라 업무 효율을 위한 문서이므로, 결재에 꼭 필요한 내용만 포함해야 합니다.
4. 구체적인 수치와 데이터 제시
예산, 비용, 일정 등은 구체적인 수치로 제시하세요. 특히 비용 관련 품의서의 경우
- 정확한 금액 기재 (부가세 포함/별도 여부 명시)
- 수입물품인 경우 현지 화폐와 환산 원화 표기 (적용 환율 포함)
- 관세, 운송비 등 제반 비용 포함 여부 명시
- 지급 일정과 결제 조건 상세히 기재 (선금, 중도금, 잔금 구분)
- 계좌 정보 정확히 표기
5. 검토와 수정 필수
작성 후 최소 3번은 다시 읽고 검토하세요. 오탈자는 없는지, 제3자가 읽었을 때 이해가 되지 않는 부분은 없는지 꼼꼼히 확인해야 합니다. 이 과정을 거치지 않고 결재를 올리면 반려될 가능성이 높아집니다.
품의서 작성 실전 팁
사전 구두 보고의 중요성
아무리 품의서가 잘 작성되었다 하더라도, 품의 절차가 진행되기 전에 상사에게 구두로 선 보고(설명)하는 것이 중요합니다. 단, 정기적으로 발생하는 품의라 상사들이 내용을 이미 공유하고 있는 경우는 생략 가능해요.
사전에 상사에게 품의 내용을 미리 보고하면, 상사로부터 생각지 못한 코멘트나 피드백을 받을 수 있어요. 이런 피드백을 반영해 품의서를 수정, 보완하면 반려 없이 일사천리로 결재를 받을 확률이 높아집니다.
구매 품의서 작성 시 특별 체크 포인트
구매 품의서의 경우 다음 사항을 특히 꼼꼼하게 체크하세요:
- 구매 내역에 누락된 내용이 없는지 확인
- 오탈자 체크
- 금액 계산이 정확한지 재확인
- 부가세 포함/별도 여부 명확히 표기
- 결제 조건과 일정 구체적 명시
품의서 작성 예문
품의서 작성 실수 피하기
흔히 저지르는 실수
- 목적과 필요성이 불명확함
- 너무 장황하거나 반대로 너무 간략함
- 구체적인 수치나 데이터 누락
- 결재자 관점이 아닌 작성자 관점에서 작성
- 검토 없이 바로 결재 올림
실수 예방법
- 작성 전 필요한 정보를 모두 수집하고 정리
- 6하 원칙에 따라 체계적으로 작성
- 작성 후 동료나 선배에게 피드백 요청
- 최소 3번 이상 검토 및 수정
- 상사에게 사전 구두 보고 실시
마무리
품의서는 회사 생활에서 꼭 필요한 문서이며, 잘 작성된 품의서는 업무 효율성을 높이고 원활한 의사결정을 도와줍니다. 명확한 목적, 결재자 관점, 간결한 내용, 구체적인 수치, 그리고 충분한 검토가 품의서 작성의 핵심입니다. 이러한 원칙을 지켜 작성하면 한 번에 결재를 받을 수 있을 것입니다.
회사 생활에서 품의서 작성은 피할 수 없는 업무 중 하나입니다. 오늘 작성한 품의서 작성방법을 활용해 효율적인 품의서를 작성해 보시기 바랍니다.